Tổ chức Hội nghị khách hàng là hoạt động tri ân khách hàng, đối tác, giúp thắt chặt mối quan hệ hợp tác bền vững giữa hai bên.

Để tổ chức thành công Hội nghị khách hàng, cần lưu ý chuẩn bị chi tiết 5 bước như sau:

1. Xác định rõ mục đích tổ chức

Mỗi Hội nghị khách hàng mang những mục đích khác nhau: tri ân khách hàng gắn bó dài lâu, thu hút các khách hàng tiềm năng hay truyền thông về mục tiêu, tầm nhìn mới của doanh nghiệp. Xác định rõ mục đích tổ chức giúp thông điệp sẽ được truyền tải tới đối tượng tham dự một cách chính xác nhất.

2. Lựa chọn địa điểm & thời gian phù hợp

Khách mời hầu hết đều bận rộn vì vậy tổ chức sự kiện vào thời gian & địa điểm phù hợp sẽ giúp khách hàng có thể dễ dàng tới tham dự hơn. Địa điểm lựa chọn sẽ tùy theo số lượng khách mời, ngân sách… nhưng nên là những khách sạn, trung tâm hội nghị có tiếng, giao thông thuận tiện. Lưu ý các khách hàng là doanh nghiệp nhà nước thường thích dự sự kiện ở các khách sạn trung tâm thành phố, nếu tổ chức ở các resort xa thành phố cần có xe đưa đón. Thời gian phù hợp là chiều tối cuối tuần để khách có thể thảnh thơi tham dự.

Hội nghị khách hàng tập đoàn Tân Á Đại Thành do Mac Event tổ chức tại

Trung tâm Hội nghị Quốc gia (1000 khách)

3. Xây dựng kịch bản ấn tượng

Kịch bản sự kiện Hội nghị khách hàng cần được xây dựng dựa trên mục đích tổ chức, đối tượng khách tham dự. Kịch bản chi tiết thường sẽ bao gồm khai mạc chương trình, phát biểu, trao các phần thưởng, khai tiệc, biểu diễn nghệ thuật, trò chơi hoặc bốc thăm may mắn. Nên có một key moment độc đáo đưa vào chương trình để khách mời bất ngờ & ấn tượng. Ngoài ra chọn lựa MC dẫn chương trình, ca sĩ biểu diễn sao cho phù hợp với đối tượng tham dự và ngân sách.

Hội nghị khách hàng Owen do Mac Event tổ chức tại Emeralda Ninh Bình

4. Phân công nhiệm vụ chi tiết

Để một sự kiện thành công cần phân công nhiệm vụ chi tiết cho các bộ phận. Cần lên check list cụ thể các đầu công việc và người phụ trách:

- Nhóm phụ trách đối ngoại lo gửi thiệp mời, check in, đón tiếp khách mời

- Nhóm phụ trách nhân sự (ca sĩ, mc, pg, quay phim, chụp ảnh…)

- Nhóm phụ trách set up, trang trí, in ấn…

- Nhóm phụ trách tiệc & địa điểm

Hội nghị khách hàng ABB do Mac Event tổ chức tại Gem Center TPHCM

5. Set up & thực hiện sự kiện

Việc set up sự kiện thường diễn ra trước sự kiện nửa ngày tới 01 ngày tùy theo quy mô sự kiện. Các hoạt động set up chủ yếu bao gồm: các hạng mục sản xuất (sân khấu, cổng chào, booth chụp ảnh, hệ thống màn led, âm thanh, ánh sáng…)

Cần tổng duyệt trước sự kiện để đảm bảo các thiệt bị kỹ thuật vận hành tốt, tổng duyệt sẽ diễn ra như theo kịch bản chương trình và cần có sự tham gia của mc, ca sĩ và nhân sự chạy chương trình.

Khi diễn ra chương trình, các bộ phần vào vị trí theo phân công và giữ liên lạc với nhau qua bộ đàm để đảm bảo kịch bản diễn ra theo đúng kế hoạch và thông báo cho nhau khi có sự cố.

Trên đây là 5 bước cơ bản để tổ chức một Hội nghị khách hàng thành công. Nếu cần tổ chức Hội nghị khách hàng một cách chuyên nghiệp với nhiều ý tưởng độc đáo, hãy liên hệ với Mac Event để được tư vấn và phục vụ.