11/5/2018 9:26:44 PM | Posted by : Tung Mac

5 Bước tổ chức Hội nghị khách hàng thành công

Tổ chức Hội nghị khách hàng là hoạt động tri ân khách hàng, đối tác, giúp thắt chặt mối quan hệ hợp tác bền vững giữa hai bên.

Để tổ chức thành công Hội nghị khách hàng, cần lưu ý chuẩn bị chi tiết 5 bước như sau:

1. Xác định rõ mục đích tổ chức

Mỗi Hội nghị khách hàng mang những mục đích khác nhau: tri ân khách hàng gắn bó dài lâu, thu hút các khách hàng tiềm năng hay truyền thông về mục tiêu, tầm nhìn mới của doanh nghiệp. Xác định rõ mục đích tổ chức giúp thông điệp sẽ được truyền tải tới đối tượng tham dự một cách chính xác nhất.

2. Lựa chọn địa điểm & thời gian phù hợp

Khách mời hầu hết đều bận rộn vì vậy tổ chức sự kiện vào thời gian & địa điểm phù hợp sẽ giúp khách hàng có thể dễ dàng tới tham dự hơn. Địa điểm lựa chọn sẽ tùy theo số lượng khách mời, ngân sách… nhưng nên là những khách sạn, trung tâm hội nghị có tiếng, giao thông thuận tiện. Lưu ý các khách hàng là doanh nghiệp nhà nước thường thích dự sự kiện ở các khách sạn trung tâm thành phố, nếu tổ chức ở các resort xa thành phố cần có xe đưa đón. Thời gian phù hợp là chiều tối cuối tuần để khách có thể thảnh thơi tham dự.

 

LXD_4362 (1)

 

LXD_3834

Hội nghị khách hàng tập đoàn Tân Á Đại Thành do Mac Event tổ chức tại

Trung tâm Hội nghị Quốc gia (1000 khách)

 

3. Xây dựng kịch bản ấn tượng

Kịch bản sự kiện Hội nghị khách hàng cần được xây dựng dựa trên mục đích tổ chức, đối tượng khách tham dự. Kịch bản chi tiết thường sẽ bao gồm khai mạc chương trình, phát biểu, trao các phần thưởng, khai tiệc, biểu diễn nghệ thuật, trò chơi hoặc bốc thăm may mắn. Nên có một key moment độc đáo đưa vào chương trình để khách mời bất ngờ & ấn tượng. Ngoài ra chọn lựa MC dẫn chương trình, ca sĩ biểu diễn sao cho phù hợp với đối tượng tham dự và ngân sách.

 

_MG_5177 (1)

Hội nghị khách hàng Owen do Mac Event tổ chức tại Emeralda Ninh Bình

 

4. Phân công nhiệm vụ chi tiết

Để một sự kiện thành công cần phân công nhiệm vụ chi tiết cho các bộ phận. Cần lên check list cụ thể các đầu công việc và người phụ trách:

- Nhóm phụ trách đối ngoại lo gửi thiệp mời, check in, đón tiếp khách mời

- Nhóm phụ trách nhân sự (ca sĩ, mc, pg, quay phim, chụp ảnh…)

- Nhóm phụ trách set up, trang trí, in ấn…

- Nhóm phụ trách tiệc & địa điểm

 

_MG_7139 (1)

Hội nghị khách hàng ABB do Mac Event tổ chức tại Gem Center TPHCM

 

5. Set up & thực hiện sự kiện

Việc set up sự kiện thường diễn ra trước sự kiện nửa ngày tới 01 ngày tùy theo quy mô sự kiện. Các hoạt động set up chủ yếu bao gồm: các hạng mục sản xuất (sân khấu, cổng chào, booth chụp ảnh, hệ thống màn led, âm thanh, ánh sáng…)

Cần tổng duyệt trước sự kiện để đảm bảo các thiệt bị kỹ thuật vận hành tốt, tổng duyệt sẽ diễn ra như theo kịch bản chương trình và cần có sự tham gia của mc, ca sĩ và nhân sự chạy chương trình.

Khi diễn ra chương trình, các bộ phần vào vị trí theo phân công và giữ liên lạc với nhau qua bộ đàm để đảm bảo kịch bản diễn ra theo đúng kế hoạch và thông báo cho nhau khi có sự cố.

Trên đây là 5 bước cơ bản để tổ chức một Hội nghị khách hàng thành công. Nếu cần tổ chức Hội nghị khách hàng một cách chuyên nghiệp với nhiều ý tưởng độc đáo, hãy liên hệ với Mac Event để được tư vấn và phục vụ.

Comments

Top views

Thuật ngữ tiếng Anh trong tổ chức sự kiện - 32353 views 5 Sự kiện âm nhạc EDM hoành tráng nhất thế giới - 6504 views Sáng tạo key moment sự kiện - 6248 views Trung tâm hội nghị Gem Center - 6084 views Khách sạn Sheraton Hà Nội - 5350 views Phòng hòa nhạc Nhạc viện Hà Nội - 5331 views Khách sạn JW Marriott Hà Nội - 4343 views Bí quyết tổ chức Pool Party bùng nổ - 4272 views Khách sạn The Reverie Sài Gòn - 4239 views Quy trình tổ chức M.I.C.E chuyên nghiệp - 4120 views Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm công ty - 3992 views Top 5 địa điểm tổ chức M.I.C.E tại Việt Nam - 3990 views Ứng dụng công nghệ vào Tổ chức sự kiện (Phần 1) - 3980 views Khách sạn Lotte Hanoi - 3917 views Trung tâm Hội nghị Quốc gia NCC - 3877 views Sáng tạo thiệp mời sự kiện - 3810 views Top 5 khách sạn resort tổ chức sự kiện tốt nhất tại Phú Quốc - 3769 views Khách sạn Le Meridien Sài Gòn - 3733 views Ứng dụng công nghệ vào Tổ chức sự kiện (Phần 2) - 3668 views Top địa điểm tổ chức sự kiện văn hóa - thể thao - âm nhạc ngoài trời tại Hà Nội - 3573 views 5 bước tổ chức Webinar (hội thảo trực tuyến) thành công - 3524 views Khách sạn Park Hyatt Sài Gòn - 3454 views Công nghệ 3D Mapping - 3405 views Khách sạn Lotte Legend Saigon - 3317 views 5 sự kiện EDM lớn tại Việt Nam 2017 - 3204 views Rực rỡ với đường chạy sắc màu Color Me Run 2016 - 3175 views Khách sạn Daewoo Hà Nội - 3135 views Canapé - Phong cách tiệc nhỏ bé & tinh tế - 3061 views Flamingo Đại Lải Resort - 2938 views Lễ hội nước trong thành phố Clear City Diving - 2922 views Khách sạn InterContinetal Asiana Saigon - 2910 views Khách sạn Pullman Hà Nội - 2785 views Top 5 địa điểm tổ chức những buổi tiệc đẳng cấp - 2754 views Văn phòng sáng tạo của Mac Event - 2556 views Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội - 2539 views Emeralda Resort Ninh Bình - 2444 views Công nghệ Hologram 3D - 2441 views VinPearl Resort & Spa Hạ Long - 2384 views Khách sạn Melia Hà Nội - 2373 views Khách sạn Sheraton Saigon - 2330 views Top 10 nam MC sự kiện hàng đầu Việt Nam - 2223 views Khách sạn Sheraton Đà Nẵng - 2164 views InterContinental Phu Quoc Long Beach Resort - 2161 views Chinh phục bức tường Tiger - 2109 views Choáng ngợp Lễ hội ánh sáng Sydney - 2058 views Bí quyết tổ chức Lễ ra mắt sản phẩm ấn tượng - 2030 views Toàn cảnh họp báo Kong: Skull Island - 2029 views Top 3 khách sạn resort tổ chức sự kiện tốt nhất tại Sapa - 2022 views VinPearl Resort & Golf Nam Hội An - 1966 views Sự kiện The 8Finity Show chào đón Samsung Galaxy S8 - 1913 views Top 10 nữ MC sự kiện hàng đầu Việt Nam - 1910 views 5 Bước tổ chức Hội nghị khách hàng thành công - 1869 views Top 5 khách sạn tổ chức sự kiện hàng đầu tại Đà Nẵng - 1769 views 5 Lễ hội ánh sáng nổi tiếng thế giới - 1768 views Khám phá Vùng đất Tò Mò - 1717 views Top 5 Resort tổ chức Hội họp - Team Building gần Hà Nội - 1571 views Bí quyết tổ chức hội thảo thành công và thu hút người tham dự - 1519 views Thủ tục xin cấp phép tổ chức sự kiện - 1399 views 5 sự kiện Marathon lớn nhất Việt Nam - 1215 views White Palace Hoàng Văn Thụ - 1166 views Mini concert - Xu hướng âm nhạc giữa thiên nhiên thu hút giới trẻ - 166 views 20 cách giúp Event Planner không bao giờ cạn ý tưởng - 99 views 5 Sân khấu runway nâng tầm đẳng cấp thời trang Việt - 91 views