Hiện nay, ngày càng có nhiều bạn trẻ muốn theo đuổi ngành tổ chức sự kiện và định hướng trở thành Event Manager. Vậy để trở thành Event Manager cần có những tố chất gì?

Chân dung Event Manager: Họ là ai?

Event Manager là người trực tiếp chịu trách nhiệm về sự thành công của sự kiện. Họ tham gia điều hành trực tiếp từ khâu lên ý tưởng, xây dựng kịch bản cho tới triển khai và đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch. Trong bối cảnh ngành tổ chức sự kiện đang ngày một phát triển, vị trí Event Manager lại càng trở nên thu hút đối với các bạn trẻ. 

Event Manager là người trực tiếp chịu trách nhiệm về sự thành công của sự kiện

Mặc dù rào cản để gia nhập ngành tổ chức sự kiện không lớn nhưng để có thể đạt tới vị trí cấp cao như Event Manager, chúng ta cần có 7 tố chất quan trọng dưới đây:

1. Khả năng lãnh đạo

“Nếu những hành động của bạn truyền cảm hứng cho những người khác ước mơ nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn, làm nhiều việc hơn và trở nên tốt đẹp hơn, bạn là một người lãnh đạo.” (John Quincy Adams). Về cơ bản, công việc của một Event Manager là quản lý con người. Chính vì vậy, chỉ khi có thể truyền cảm hứng cho nhân viên học hỏi nhiều hơn, giúp cho chất lượng công việc chung trở nên tốt hơn và nhân sự gắn bó với công ty hơn thì bạn mới trở thành một nhà lãnh đạo tài giỏi.

2. Lên kế hoạch và tổ chức công việc

Từ khâu chuẩn bị đến khi sự kiện chính thức diễn ra, có rất nhiều hạng mục công việc cần Event Manager tổ chức và quản lý. Chính vì vậy, nếu không có khả năng lên kế hoạch và tổ chức thì bạn sẽ không thể kiểm soát tiến độ công việc, dễ gặp phải tình trạng giao việc không đúng người hay bỏ sót đầu việc. Cũng vì điều này mà các Event Manager thường có biệt danh là “siêu nhân ba đầu sáu tay”.

3. Khả năng giao tiếp 

Trong quá trình tổ chức sự kiện, Event Manager phải gặp gỡ, làm việc với rất nhiều người: từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà tài trợ đến đạo diễn, nghệ sĩ hay chính đội ngũ chạy chương trình. Kỹ năng giao tiếp tốt là chìa khóa giúp Event Manager trao đổi thông tin và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhóm đối tượng này.

4. Đàm phán và thuyết phục

Khả năng đàm phán và thuyết phục thể hiện rõ tầm quan trọng trong quá trình Event Manager pitching và chốt hợp đồng với khách hàng. Ngoài ra, Event Manager còn có rất nhiều việc cần đàm phán trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện: đàm phán giá cả với nhà cung cấp, đàm phán thời gian, mức thù lao với nghệ sĩ, đàm phán với nhà tài trợ, thậm chí phân chia công việc cho team cũng là cả một quá trình đàm phán.

Về cơ bản, công việc của một Event Manager là quản lý con người

5. Linh hoạt xử lý tình huống

Như chúng ta đều biết, tổ chức sự kiện là một hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro dù quá trình chuẩn bị có kỹ lưỡng đến đâu. Trong quá trình diễn ra chương trình, có vô vàn các tình huống phát sinh mà chúng ta không lường trước được, ví dụ như nghệ sĩ có việc đột xuất không tham gia chương trình được, thiết bị âm thanh ánh sáng gặp sự cố về đường điện... Vì vậy, Event Manager cần có sự nhạy bén và khả năng xử lý tình huống phát sinh linh hoạt để sự kiện không bị “vỡ kế hoạch”.

6. Chi tiết và cẩn trọng

Khi tổ chức sự kiện, Event Manager cần quản lý một số lượng lớn các hạng mục công việc. Quy mô sự kiện càng lớn thì số lượng hạng mục công việc cần triển khai càng nhiều. Đặc biệt, tất cả các hạng mục công việc trong quá trình chuẩn bị cho chương trình đều liên quan chặt chẽ đến nhau và ảnh hưởng đến mức độ thành công của sự kiện. Vì vậy, tố chất cẩn trọng và để tâm đến từng chi tiết nhỏ là cần thiết của một Event Manager nhằm đảm bảo sự kiện vận hành trơn tru.

7. Có một tinh thần thép

Hàng ngày, Event Manager sẽ phải nhận hàng trăm cuộc điện thoại “đòi nợ” về tiến độ công việc từ khách hàng, nhà cung cấp, đạo diễn chương trình, nghệ sĩ và cả các thành viên trong team. Chính vì vậy, nếu không có một tinh thần thép “tâm bất biến giữa dòng đời vạn biến” thì Event Manager không thể giải quyết được hết các vấn đề.

Cẩn trọng và để tâm đến từng chi tiết nhỏ là tố chất cần thiết của một Event Manager

Có thể thấy, con đường để trở thành Event Manager không trải đầy hoa hồng. Đây là một vị trí phải chịu nhiều áp lực công việc, tuy nhiên những trải nghiệm trong quá trình quản trị tổ chức sự kiện lại vô cùng ý nghĩa và khó quên. Các bạn trẻ đam mê với nghề dù đã có các tố chất kể trên hay chưa cũng đều có thể trau dồi để cải thiện bản thân và trở thành Event Manager trong tương lai.

Biên tập: Quỳnh Anh