Như mọi người đều biết, tổ chức sự kiện là một nghề không thể “say no” với sự cố và rủi ro. Và công việc của ekip chương trình là lên kế hoạch để đối phó với những rủi ro ấy. Dưới đây là 5 sự cố thường gặp khi chạy sự kiện và gợi ý về cách khắc phục.

1. Sự cố về âm thanh - ánh sáng - màn LED

Một trong những “nỗi ám ảnh kinh hoàng” khi chạy sự kiện là sự cố về kỹ thuật, ví dụ tín hiệu màn LED bị chập chờn, âm thanh mic bị rè,...  Và tại sao đây lại là một loại sự cố đáng sợ? Bởi lẽ, những sự cố về kỹ thuật thường khiến chương trình phải tạm dừng ngay lập tức, gây cảm giác khó chịu đối với người tham dự và mất tương đối nhiều thời gian để xử lý.

Sự cố kỹ thuật âm thanh - ánh sáng thường xuyên xảy ra trong sự kiện

Để đối phó với các sự cố kỹ thuật này, toàn bộ ekip cần tập trung quan sát trong suốt quá trình diễn ra sự kiện nhằm phát hiện nhanh nhất sự cố và đảm bảo bộ phận kỹ thuật có mặt ngay để xử lý. Cùng lúc đó, ekip cũng cần phối hợp với MC để "câu giờ" cho chương trình.

2. Nghệ sĩ đến muộn

Các ekip sự kiện có lẽ đã không ít lần phải “thót tim” khi đến giờ rồi mà nghệ sĩ vẫn còn đang tắc đường chưa đến kịp. Để phòng tránh sự cố này, ekip nên hẹn giờ biểu diễn "dôi ra" ít nhất 30 phút với nghệ sĩ. Cùng với đó, hãy chủ động liên hệ với họ trước khi sự kiện diễn ra. Trong trường đã thực hiện đầy đủ các bước trên mà nghệ sĩ vẫn không đến kịp, hãy linh hoạt đẩy thứ tự của các tiết mục sau lên và khéo léo lồng ghép các phần giao lưu.

Không ít nghệ sĩ đến muộn ảnh hưởng tới chương trình

3. Cháy chương trình

Sự kiện thường bị "cháy thời gian" bởi 2 nguyên nhân: chương trình bắt đầu muộn hoặc các tiết mục kéo dài hơn dự kiến và cũng có lúc là cả 2 nguyên nhân trên. Để hạn chế sự cố này, ekip cần cố gắng kiểm soát thời gian ngay từ lúc đón khách. Trong trường hợp bất khả kháng và chương trình đã chậm hơn kịch bản quá nhiều, hãy cắt bớt hoặc rút ngắn các phần không quan trọng.

4. Mưa quá lớn khiến chương trình phải tạm hoãn

Rủi ro về thời tiết vẫn luôn là một bài toán khó khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Ekip chương trình không thể dựa vào dự báo thời tiết 100% và cần có phương án dự phòng cho nhiều trường hợp. Trong trường hợp trời mưa dày hạt, ekip cần chuẩn bị ô dù, nhà lều, nhà bạt cho người tham dự và nghệ sĩ. Đồng thời, việc sử dụng thiết bị LED, âm thanh và ánh sáng chịu nước cũng là bắt buộc. Ngoài ra, lựa chọn địa điểm tổ chức có cả không gian trong nhà để di chuyển trong trường hợp trời mưa quá lớn là một phương án sáng suốt.

Mưa lớn ảnh hưởng tới hệ thống âm thanh và nghệ sĩ

5. Sự cố về an ninh - y tế

Đối với một số sự kiện đặc thù như Countdown, lễ hội EDM, thể thao,.. tình trạng khán giả xảy ra xích mích và dẫn đến ẩu đả hoặc khán giả ngất vì khó thở hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, việc bố trí lực lượng bảo an - y tế tại các khu vực trọng điểm là tối cần thiết. Không chỉ vậy, ekip cũng cần tập trung quan sát trong suốt thời gian diễn ra sự kiện để có thể phát hiện nhanh nhất và đảm bảo đội ngũ bảo an - y tế có mặt kịp thời để xử lý sự cố.

Những sự kiện tập trung đông người tiềm ẩn nhiều rủi ro về an ninh, y tế

Biên tập: Quỳnh Anh